(Junior) Manager (m/w/d) Shareholders Office

What they are asking for

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• In Ihrer Rolle als „(Junior) Manager (m/w/d) Shareholders Office" im Bereich Shareholders Office sind Sie eine zentrale Ansprechperson für die Gesellschafter von Heraeus. Das Spektrum der Anfragen ist breit und reicht von Themen im Zusammenhang mit Anteilsübertragungen über administrative und organisatorische Anliegen bis hin zu Fragestellungen aus dem Familienkontext.
• Sie bearbeiten eingehende Anfragen strukturiert, diskret und serviceorientiert, verfolgen diese zuverlässig nach und koordinieren die Zusammenarbeit mit den zuständigen Schnittstellen innerhalb und außerhalb des Shareholders Office.
• Ihre Kommunikation mit den Gesellschaftern erfolgt überwiegend telefonisch oder per E-Mail, meist auf Deutsch, teilweise auch auf Englisch.
• Sie betreuen administrative und organisatorische Themen im Zusammenhang mit Gesellschaftern, Familiengesellschaften, Stiftungen und weiteren Einrichtungen der Gesellschafterfamilie und begleiten sensible Anliegen mit dem erforderlichen Fingerspitzengefühl und einem hohen Maß an Vertraulichkeit.
• Als Key User sind Sie für die Stammdatenpflege der Gesellschafterdaten verantwortlich und führen alle nötigen Anpassungen in den relevanten Systemen durch. Strukturiertes und genaues Arbeiten ist daher eine Kernvoraussetzung Ihrer Tätigkeit.
• Sie unterstützen die Erstellung und Koordination von Kommunikationsformaten für die Gesellschafter, beispielsweise Newslettern, Rundschreiben und weiteren Informationsformaten.
• Darüber hinaus übernehmen Sie organisatorische Aufgaben im Zusammenhang mit ausgewählten Formaten und Veranstaltungen im Gesellschafterumfeld, insbesondere bei Anmeldung, Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung.
• Sie wirken an der Weiterentwicklung von Prozessen, Standards und digitalen Strukturen im Shareholders Office mit und schaffen gemeinsam mit dem Team Effizienzen, wo immer Sie Bedarf hierfür sehen.
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• Erfolgreich abgeschlossenes Studium mit wirtschaftlichem oder juristischem Schwerpunkt oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Zusatzqualifikation
• Erste einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie fundierte Erfahrung in der professionellen Erstellung von Präsentationen
• Fähigkeit, vielfältige Aufgabenstellungen strukturiert zu bearbeiten und unterschiedliche interne sowie externe Schnittstellen sicher zu koordinieren
• Innovationsfreude und Affinität zu digitalen Lösungen
• Hohes Maß an Vertraulichkeit und Integrität
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit auf Deutsch und Englisch sowie exzellente Umgangsformen
• Ausgeprägtes Organisationstalent, „Hands-on“-Mentalität sowie eine selbstständige, zielgerichtete und eigenverantwortliche Arbeitsweise, die durch Präzision und Verlässlichkeit gekennzeichnet ist